Las plataformas colaborativas o Groupware son aquellos programas en la nube que, utilizando las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), permiten que un equipo de trabajo maximice sus resultados con un esfuerzo mínimo, evitando desplazamientos ya que cada miembro del equipo puede estar en una localización diferente.
Un ejemplo de este tipo de iniciativas es la Wikipedia, donde millones de usuarios que no se conocen y en ocasiones, ni siquiera comparten idioma, trabajan de forma altruista para la difusión del conocimiento.
Las plataformas colaborativas tienen objetivos diferentes según su finalidad, utilizando cada una funcionalidades diferentes para ello. Pueden ser, entre otras:
- comerciales, como centrales de compra online, donde cada profesional o empresa oferta sus servicios,
- de aprendizaje, entrado en el concepto de aula virtual, donde profesores, alumnos y padres acceden, cada uno en diferentes roles
- para gestión de la relación con clientes, CRM, donde el equipo de ventas graba todas las acciones realizadas en la relación con el cliente, cuyos datos se van ampliando de esta forma, convirtiéndose en un histórico.
- para la gestión de incidencias en equipos de soporte, se genera un “ticket”, con un número de referencia, que es clave en el seguimiento de las intervenciones necesarias para solucionarla.
- para la gestión de proyectos de desarrollo de software
Las herramientas que utilizan, en cada caso, pueden ser de:
- Comunicación: correo electrónico, mensajes, archivos de datos compartidos, o documentos entre personas, como es el caso de Google Docs.
- Conferencia o reuniones online, donde la información se actualiza de forma síncrona, lo cual permite video conferencias, conferencias de voz entre varios usuarios, salas de mensajería instantánea (chat), como por ejemplo Skype o Columbus.
- Gestión, orientadas a grupos de trabajo, para gestión de proyectos, despachos, soporte a redes sociales, y muchas otras utilidades. En este caso se comparten calendarios, listas de tareas, diagramas de flujo, seguimiento de plazos, notificaciones, intercambio y actualización de ficheros en tiempo real.
En el caso que nos ocupa, el despacho, las herramientas de comunicación y de conferencia se dan por hecho, y es la gestión de la información y el hecho de compartirla entre profesionales (coworking) y con el cliente, lo que buscamos como funcionalidad. Destacan dos grupos:
Las que son de pago, SaaS o Software as a Service, que alojan los datos además de ofrecer el software, y
Las que, siendo software libre, se convierten en una plataforma “en blanco”, que el cliente tiene que adaptar a sus necesidades, y por lo tanto, a su propio coste y riesgo.
A) Destacamos entre las plataformas de pago, SosftareAsAService:
- Basecamp
- Teambox
- Do.com,
- Wunderlist
- Teamlab,
- Egroupware
- Groupware
- Groupspaces
- Zyncro
- Hall,com
- Wyev
- Wiggio
- Ubidesk
- BSCW
- Trello
B) Son Software libre:
- Redmine,
- Project-Open,
- Trac
- Codendi
- Redmine
Por último, en España, algunos desarrolladores intentan dar Servicios Especiales en la Nube a los despachos, ya sea mediante plataformas cerradas con información gremial incorporada que se actualiza constantemente, como Sage o Wolters Kluvers, ya sea mediante la adaptación de Software Libre a un concepto de “despacho virtual” que los despachos deben mantener actualizados por sí mismos en cuanto a legislación, siendo tarea del proveedor el mantenimiento del software.
Próximamente analizaremos algunas de estas Plataformas, sus funcionalidades, coste, y otros datos.
Paloma Moro | Directora Comercial y de Desarrollo de Negocio
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